Administrarea timpului: planifica, organizeaza si deleaga

hourglass-1543596Organizarea timpului este un subiect despre care toata lumea cunoaste ceva la nivel teoretic si prea putini aplica aceste cunostinte in viata profesionala sau personala. Faptul ca faci multe lucruri, esti mereu pe fuga, agitat si stresat nu inseamna time management. Daca poti identifica ce este necesar, prioritar si sa te axezi pe asta folosind anumite aptitudini, tehnici  si unelte, abia atunci ai folosit timpul eficient. Administrarea timpului implica anumite procese care merg impreuna ca un intreg.

  • Organizarea
  • Prioritizarea
  • Planificarea
  • Delegarea
  • Dezvoltarea unor strategii pentru  face fata situatiilor neprevazute
  • Folosirea tehnologiei

Ce inseamna organizare? In viata personala organizarea inseamna locuri stabilite pentru obiecte, eliminarea obiectelor inutile sau (aici organizarea si planificarea se intrepatrund) stabilirea unui timp anume pentru sarcini specifice ( ex. facturi) si abordarea unei sarcini mari in bucati mai mici. Nimic nu e mai neplacut ca atunci cand ai nevoie de un pix sa notezi ceva si nu il gasesti pentru ca zace in sertarul cu linguri si furculite sau te someaza furnizorul de electricitate sa iti platesti factura si realizezi ca ai aruncat-o pe undeva si ai uitat de ea. Pentru multe persoane este dificil sa renunte la obiecte, fie pentru ca s-au atasat de ele, fie pentru ca le este teama ca atunci cand (mai degraba daca) vor avea nevoie de ele, se vor afla in situatia sa nu le mai posede. O tehnica utila este folosirea unei cutii in care se aseaza lucrurile de care crezi ca nu mai ai nevoie si pe care se lipeste o eticheta cu o data in viitor (6 luni pare un termen rezonabil). Daca nu le-ai folosit pana atunci, e clar ca le poti arunca/dona/vinde. Faptul ca identifici momentele din rutina zilnica unde, pentru ca nu esti organizat, pierzi mult timp, este de mare ajutor. Pregatirea meselor este, de exemplu, unul dintre acele momente. Un meniu saptamanal si o lista cu ingredientele necesare reprezinta un mare ajutor. In viata profesionala organizarea este la fel de utila. Categorii in casuta de email si sortarea imediata a fiecarui mesaj primit, foldere denumite corect pe un desktop curat, pastrarea informatiilor pe care le folosesti frecvent la indemana, sunt de mare ajutor chiar si in momentele aglomerate. In plus, nu este nimic rusinos in a prelua modele de succes la locul de munca de la managerii care conduc departamente recunoscute pentru cat de bine organizate sunt. Exista pe piata organizatoare sub forma tiparita care ating teme de la organizarea casei, organizarea biroului, pana la organizarea vacantei. Ele sunt extem de utile, oferind solutii practice atunci cand nu ai idee de unde sa incepi. Ce presupune planificarea? Presupune ca ai de ajuns din punctul A in punctul B si intre ele treci prin anumite puncte intermediare.  Planificarea inseamna identificarea pasilor intermediari pentru a atinge un anumit obiectiv. Fara planificare fiecare actiune urmareste regula 80/20- 80% efort pentru 20% rezultate. Efortul fiind aici reprezentat de pasi care nu sunt necesari sau timp pierdut pentru a decide mereu care este urmatorul pas. Comportamentele care te vor ajuta sa planifici includ:

  • Identificarea timpului necesar pentru a duce la bun sfarsit o sarcina
  • Identificarea resurselor necesare
  • Aranjarea pasilor in succesiune logica
  • Luarea in considerare a posibilelor probleme si schitarea unor rute alternative pentru solutionarea lor

Nu in ultimul rand, planificarea presupune folosirea unor instrumente care sa ne permita sa urmarim, ca si pe o harta, progresul pana la destinatie, sa bifam pasii facuti si sa ii ajustam ce cei ce urmeaza, daca este cazul. Aceste instrumente includ orice mijloc de la simplele agende si liste de tip TO DO, la aplicatii smartphone care vin deja incluse in sistemul de operare sau se pot instala ulterior ( poti planifica zile, saptamani, luni, bugete intr-o multitudine de formate). Fie ca adopti mijloace clasice sau le preferi pe cele moderne, ai mereu optiuni. Cum prioritizezi? Timpul nu pare suficient pentru a rezolva toate sarcinile? Ai timp, dar nu gasesti energia necessara? Ambele situatii sunt la fel de frustrante si prioritizarea sarcinilor personale sau profesionale este de mare ajutor. Prioritizarea presupune diferentierea clara intre ce este urgent, important si secundar.  Importante sunt sarcinile cu efect pe termen lung in indeplinirea unor teluri. Urgente sunt acele sarcini care nerezolvate/neadresate duc la aparitia unor crize.  Daca ai un deadline peste o zi si inca nu esti gata cu proiectul, nu iti faci curat in casuta postala. O tehnica simpla este notarea activitatilor cu A pentru cele importante cu deadline rapid, B cele importante dar care suporta amanare si C pentru cele care nu sunt esentiale. Nu uita ca uneori e nevoie sa ajustam lista, in functie de urgente. Nu numai activitatile au nevoie de planificare si prioritizare. Nu uita sa ai si un orar al pauzelor. Asta te va ajuta sa poti amana activitati personale care iti afecteaza productivitatea (conturi de socializare, mailuri personale), deoarece stii ca urmeaza o pauza. Cum delegi sarcinile? Pentru  a putea raspunde la aceasta intrebare trebuie sa iti pui alte intrebari: de ce sa delegi, ce sa delegi si cui sa delegi? De ce sa delegi? Fiindca  nu poti si nici nu trebuie sa faci tu totul. In loc sa te dezvolti, ramai blocat facand fiecare sarcina mica si acaparatoare. Chiar daca uneori e dificil sa cedezi controlul si crezi ca nimeni nu poate face lucrurile la fel ca tine, un procent de 80% din sarcina dus la capat de persoana careia ii delegi este satisfacator. Ce sa delegi? Sarcini punctuale, unde poti sa verifici rezultatele. Daca superiorul tau te-a insarcinat pe tine si tu ai delegat, asta nu inseamna ca ai delegat si responsabilitatea. Asigura-te ca ai comunicat clar ce este de facut, cum anume trebuie facut si cand trebuie facut. Nu uita ca trebuie sa ai disponibilitatea sa raspunzi la eventualele intrebari. Cui sa delegi? Poti delega unei persoane in care ai incredere, oferindu-i acesteia oportunitatea de a invata ceva nou. Tocmai acesta ar putea sa fie un motiv in plus pentru aceasta persoana sa duca la bun sfarsit sarcina. Calculeaza realist timpul de executie, in functie de aptitudini. Sau, poti alege un coleg care are disponibilitate, in schimbul disponibilitatii tale ulterioare atunci cand el are nevoie, ca un fel de schimb. Cand vei invata sa delegi, vei avea timp pentru sarcinile importante si vei putea avansa profesional. In plus, arati ca ai incredere in echipa ta sau in cei carora le delegi.   Tehnologia este peste tot. Foloseste-o! Exista nenumarate unelte si aplicatii care ne pot ajuta in organizarea timpului. aplicatii care ne arata ce anume am facut pe computer toata ziua, cat am lucrat, cat am navigat si cat am socializat, aplicatii cu care ne putem face liste de activitati si care ne amintesc de ele, aplicatii prin care putem avea acces la documentele noastre de oriunde, aplicatii de productivitate care se pot folosi pentru inregistrarea sedintelor sau care iti permit sa ai toate parolele intr-un fisier  criptat. Mai mult chiar, sunt unelte care te ajuta sa te concentrezi mai bine, combinand neurostiinta si muzica. Ai nevoie doar de putina bunavointa si un motor de cautare pentru a profita de ele. Cand apare neprevazutul Oricat de mult organizezi si planifici, exista un numar infinit de moduri in care viata te poate lua prin surprindere si lucrurile nu se aseaza asa cum ai planificat. Indiferent despre ce este vorba, modul in care gandim influenteaza mult felul in care facem fata neprevazutului.  Abilitati utile in acele momente sunt gasirea de alternative, orintarea pe pozitiv si chiar cautarea unor persoane/grupuri de suport. Indiferent cum se manifesta neprevazutul, ai in fata doua optiuni viabile: il privesti ca pe o problema si atunci cauti solutii sau, daca e ceva ce nu poti solutiona, accepta-l. „Nu spune ca nu ai suficient timp. Ai exact acelasi numar de ore in fiecare zi ca Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Mother Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, and Albert Einstein.” H. Jackson Brown

Anunțuri

Pe larg despre soft-skills

Fiecare loc de munca necesita un mix aparte de abilitati. Nu e suficient sa ai experienta profesionala, e nevoie si de anumite calitati numite generic „soft-skills”.

In linii mari oricine le poate identifica:

man-jump-with-portfolio-993147-m– atitudine pozitiva;

– increderea in sine;

– abilitati de comunicare;

– etica profesionala;

– aptitudini in managementul timpului;man-jump-with-portfolio-993067-m

– jucator de echipa;

– abilitatea de a accepta critica;

– flexibilitate;

– rezistenta la munca sub presiune;

– capacitatea de a rezolva probleme.

Dar in ce comportamente si atitudini concrete se traduc aceste abilitati, indiferent daca rolul este de angajat, angajator sau manager?

1. Atitudinea pozitiva se traduce intr-o serie de conduite legate de sarcinile de munca, dar si de oamenii cu care colaboram. Nu putem schimba atitudinea tuturor si nici nu trebuie, dar suntem responsabili de propria viziune, asa ca:

  • Problemele sunt oportunitati ascunse. Nu ai cum sa le eviti, dar poti sa te intrebi ce poti face si cum te pot ajuta pe viitor. E doar o oportunitate sa devii mai bun.
  • Apreciaza mai mult. Multumeste pentru lucrul bine facut si pentru efortul depus.
  • Fara vaicareala. Nimeni nu ii agreaza pe cei care subliniaza problemele si nu ofera solutii.
  • Sanatos si odihnit. Nu ai cum sa ai o atitudine pozitiva cand esti obosit si tracasat. Somn, hrana sanatoasa, miscare si hidratare. Daca te gandesti ca nu ai timp de toate astea, fa un calcul invers: de indata ce esti odihnit ai mai multa energie si un randament crescut.
  • Celebreaza victoriile. Nu te focusa pe ce nu merge, pe ce nu iti place. Este o tendinta deseori intalnita si puternic demotivanta. Daca faci parte dintr-o echipa, iesiti sa sarbatoriti un proiect dus la capat. Daca esti in postura de leader, incepe intalnirile cu aspecte pozitive ale activitatii si recunoaste oficial reusitele.
  • Zambeste. Daca te simti bine, zambesti. Dar merge si invers- zambeste si te vei simti mai bine. La fel si cei din jurul tau.
  • Foloseste punctele tari ale oamenilor. Sarcinile se pot acorda nu doar dupa calificari, ci si dupa abilitati. Imparte diverse atributii dupa punctele tari, fie ele abilitati verbale, numerice sau de orice alt tip. Asta creste eficienta si motiveaza.
  • Politica celor doi castigatori. In orice acord sau negociere la locul de munca trebuie sa existe doi castigatori. Necesita timp, dar este posibil.
  • Ai incredere in altii. Daca un om este angajat sa faca o treaba, atunci lasa-l sa o faca. Explica foarte clar ce e de facut si la ce te astepti si retrage-te. Cand onorezi un om cu increderea lui, va vrea sa nu te dezamageasca. Iar daca ai intalnit si tipologia care profita de increderea ta, aceasta este doar exceptia care intareste regula.
  • Constientizeaza ce iti place si schimba ce nu iti place. Pentru fiecare lucru ce nu iti place la locul de munca pune intrebarea: cum as putea sa elimin sau imbunatatesc acest aspect? Iar acolo unde nu intrezaresti solutia, cauta un aspect pozitiv si focuseaza-te pe el.

Atitudinea pozitiva este eficienta, dar nu suficienta pentru a face fata unui mediu de lucru solicitant. Ne revedem curand sa vorbim despre increderea in sine, ca mix de initiativa, curaj si capacitatea de a se recupera dupa un esec profesional.